Planning naast je ERP: waarom Excel het overneemt en wat je eraan doet

Het klinkt herkenbaar: je bedrijf heeft een ERP, dat ERP heeft een planningsmodule, en toch zit de echte planning in een Excel-bestand op de computer van één planner. Elke ochtend wordt dat bestand bijgewerkt, elke middag is het alweer achterhaald, en wie wil weten waar een order staat, loopt naar die ene persoon.

Planning naast je ERP is geen uitzondering. In de meeste productiebedrijven en technische KMO's die wij spreken, is het de norm. Dit artikel gaat over waarom dat gebeurt, wat het je stilletjes kost, en welke opties je hebt om het op te lossen zonder je ERP overboord te gooien.

Waarom de planning uit het ERP verhuist

Niemand beslist op een maandagochtend om de planning in Excel te gaan doen. Het sluipt erin, en bijna altijd om dezelfde redenen.

De planningsmodule plant niet zoals jullie plannen

Een ERP-planningsmodule is gebouwd voor de gemiddelde klant van de ERP-leverancier. Jullie plannen op machine, op ploeg, op monteur of op leverdatum van de klant. De module plant op werkorder en bewerking. Dat verschil lijkt klein, maar het betekent dat de planner elke dag tegen het systeem moet vechten in plaats van ermee te werken.

Uitzonderingen zijn de regel

Een spoedorder van een goede klant, een machine die uitvalt, een leverancier die te laat is. In Excel sleep je een rij naar boven en je bent klaar. In het ERP moet je door drie schermen om hetzelfde te bereiken, als het al kan.

Snelheid wint

Een planner die tien keer per dag iets moet verschuiven, kiest het instrument dat het snelst reageert. Excel reageert in een halve seconde. De ERP-module laadt, valideert en vraagt bevestiging.

Het bestand is van de planner

Excel geeft één persoon volledige controle. Dat voelt veilig en overzichtelijk. Het is ook precies het probleem, maar daar komen we zo op.

Niemand ziet wat er in het ERP staat

Als de rest van het bedrijf de planning toch niet uit het ERP haalt, is er weinig reden om ze erin te zetten. Het bestand wordt de waarheid, het ERP wordt een plek voor orders en facturen.

Wat het je kost

De kost van planning in Excel staat nergens op een factuur. Daarom wordt hij onderschat. Dit is wat we in de praktijk zien.

Eén persoon is een single point of failure. Is de planner ziek of op verlof, dan staat de productie niet stil, maar wel de kennis. Wie weet welke tab actueel is, welke kleur wat betekent, en welke rij eigenlijk al afgewerkt is?

Dubbele invoer. Orders komen binnen in het ERP en worden overgetypt in de planning. Wijzigt de klant iets, dan moet dat op twee plaatsen. Vroeg of laat loopt dat uit elkaar, en dan is het raden welke versie juist is.

"Waar staat mijn order?" is een telefoontje. Sales kan het niet opzoeken. De klant kan het niet opzoeken. Elke statusvraag onderbreekt de planner, en dat zijn er op een dag meer dan je denkt.

Capaciteit wordt gevoel. Zolang de planning in een bestand zit, is "kunnen we dit nog aannemen?" een inschatting op basis van ervaring. Dat gaat goed tot het misgaat, en dan gaat het meestal stevig mis.

Rapportering achteraf. Geplande versus gerealiseerde uren, levertrouw per klant, bezetting per machine. Allemaal cijfers die je uit het ERP zou willen halen, maar die daar nooit zijn beland.

Wanneer het géén probleem is

Niet elk bedrijf moet hier iets aan doen. Als je met vijf mensen werkt, je planner tien jaar ervaring heeft en jullie orders overzichtelijk zijn, laat je het best zoals het is. Software inzetten op een proces dat werkt, is geld weggooien.

Het wordt wel een probleem wanneer:

• meerdere mensen tegelijk in de planning willen werken
• de werkvloer, sales of klanten de status moeten kunnen zien
• je groeit en de planner het overzicht begint te verliezen
• je ERP cijfers nodig heeft die alleen in de planning bestaan
• je leverbetrouwbaarheid lijdt onder verschuivingen die niemand ziet

Herken je er twee of meer? Dan loont het om de opties te bekijken.

Drie manieren om het op te lossen

1. De planningsmodule van je ERP alsnog inrichten

De goedkoopste optie, als ze werkt. Soms is de module nooit fatsoenlijk ingericht en ligt het probleem bij de configuratie, niet bij de software. Een dag met je ERP-partner en een eerlijke test door de planner geven je snel het antwoord.

De eerlijke kanttekening: als jullie manier van plannen echt afwijkt van wat de module aankan, zal de planner na drie weken terug in Excel zitten. Dan heb je tijd verloren.

2. Een standaard planningstool naast het ERP

Er bestaan degelijke standaardtools voor productieplanning. Ze zijn sneller en visueler dan de meeste ERP-modules, en voor bedrijven met een vrij standaard productieflow zijn ze een goede keuze.

De kanttekening hier: de koppeling met je ERP is vaak beperkt tot wat de tool standaard ondersteunt. Werk je met een minder courant ERP of met eigen velden en workflows, dan ben je weer aan het overtypen. Lees hierover ook ons artikel over maatwerk software of een standaardpakket.

3. Een planningslaag op maat, bovenop je ERP

Dit is de optie die wij het vaakst bouwen, en het is niet toevallig de optie die het dichtst bij Excel blijft. Het principe:

• Het ERP blijft de bron voor orders, artikelen, klanten en facturatie. Daar verandert niets.
• De planningslaag leest die gegevens via een API-koppeling. Orders verschijnen automatisch, zonder overtypen.
• De planner plant in een scherm dat gebouwd is rond jullie manier van werken: per machine, per ploeg, per monteur, slepen en schuiven zoals in Excel, maar met regels die fouten tegenhouden.
• Iedereen ziet dezelfde planning. De werkvloer op een scherm in de hal, sales in de browser, de klant in een portaal als je dat wilt.
• Status vloeit terug naar het ERP, zodat je daar wel de cijfers krijgt die je nu mist.

Het verschil met Excel is niet dat de planner anders moet gaan werken. Het verschil is dat het bestand geen bestand meer is.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Voor Samoco, een bedrijf in industriële assemblage, bouwden we SolveIT: een centraal platform dat uren van medewerkers en onderaannemers, projectgegevens en inkooporders samenbrengt en automatisch synchroniseert met hun bestaande systemen. De bestaande tools bleven staan, het overtypen verdween. Het resultaat: zeven werkdagen per maand aan administratie die niet meer hoeft.

Voor Sarens ging het om planning van uitgeleend materiaal over honderden projecten. De lijstweergave in hun platform volstond niet meer, dus bouwden we een interactieve tijdlijn waarop je per project en over alle projecten heen ziet wat waar zit, inzoombaar van dag tot jaar.

Twee verschillende bedrijven, hetzelfde patroon: het bestaande systeem blijft, er komt een laag bovenop die doet wat het systeem zelf niet kon.

Waar je morgen mee begint

Je hoeft geen project op te starten om te weten of dit voor jou speelt. Drie dingen die je deze week kan doen:

1. Tel de telefoontjes. Laat de planner één week bijhouden hoe vaak iemand vraagt waar een order staat. Het cijfer verrast bijna altijd.
2. Open het Excel-bestand met iemand anders erbij. Als de planner tien minuten uitleg nodig heeft over tabs, kleuren en afkortingen, weet je hoe afhankelijk je bent.
3. Lijst op wat op twee plaatsen staat. Alles wat zowel in het ERP als in de planning wordt ingevoerd, is dubbel werk dat een koppeling kan overnemen.

Met die drie lijstjes heb je een helder beeld van de pijn. Of daar maatwerk bij hoort, een standaardtool of gewoon een betere inrichting van je ERP, dat bekijken we graag samen. Ook als het antwoord is dat je beter niets verandert.